Automatiza Mensajes en Airbnb para Ahorrar Tiempo y Mejorar la Experiencia del Huésped

La comunicación efectiva con los huéspedes es clave para garantizar una experiencia excepcional en alquileres a corto plazo. Sin embargo, responder a cada mensaje manualmente puede ser una tarea agotadora y consumir mucho tiempo. Afortunadamente, Airbnb ofrece la opción de automatizar mensajes, permitiendo ahorrar tiempo, reducir el estrés y mantener una comunicación constante y profesional con los huéspedes. En este artículo, te mostraré cómo automatizar mensajes en Airbnb para que puedas gestionar tus reservas de manera eficiente sin comprometer la calidad del servicio.

¿Cómo Automatizar Mensajes en Airbnb para Ahorrar Tiempo y Mejorar la Experiencia del Huésped?

A continuación te explico por qué debes automatizar los mensajes, qué tipo de mensaje debes y puedes automatizar, y los pasos para configurar los mensajes automáticos en la plataforma de Airbnb.

1. ¿Por Qué Automatizar Mensajes en Airbnb?

Automatizar mensajes en Airbnb tiene múltiples beneficios que impactan tanto al anfitrión como al huésped:

• Ahorra tiempo al reducir la necesidad de enviar respuestas manuales.

  
  

• Crea una experiencia más profesional y consistente, asegurando que cada huésped reciba la información clave en el momento adecuado.

  
  

• Disminuye errores humanos como olvidos o información incorrecta.

  
  

• Reduce el estrés asociado con la gestión de múltiples reservas al mismo tiempo.

  
  

• Mejora la experiencia del huésped, dándoles confianza y comodidad con la información clara y oportuna.

2. Tipos de Mensajes que Puedes Automatizar

Antes de entrar en los detalles sobre cómo configurar los mensajes automatizados, es importante entender qué tipo de mensajes puedes automatizar para mejorar la experiencia del huésped:

• Mensajes de Confirmación de Reserva: Enviar un mensaje de bienvenida cuando se confirma una reserva, agradeciendo al huésped y proporcionando un resumen de lo que pueden esperar.

  
  

• Instrucciones de Check-in: Detallar el proceso de entrada, incluyendo la dirección, códigos de acceso y cualquier información relevante unos días antes de su llegada.

  
  

• Recordatorio Previo a la Llegada: Recordarles la hora de check-in y verificar si tienen alguna solicitud especial o pregunta antes de llegar.

  
  

• Mensaje de Bienvenida: Enviar un mensaje justo después de su llegada para asegurarte de que todo esté bien y recordarles los servicios y reglas de la casa.

  
  

• Recordatorio de Check-out: Recordarles la hora de salida y las instrucciones para dejar la propiedad en orden.

  
  

• Agradecimiento Post-Estancia: Un mensaje para agradecerles por su visita, pedir feedback y alentarlos a dejar una reseña.

  
  

• Respuestas Rápidas a Preguntas Frecuentes: Crear respuestas automáticas para preguntas comunes como el WiFi, recomendaciones locales, reglas de la casa, etc.

3. ¿Cómo Configurar Mensajes Automatizados en Airbnb?

Automatizar mensajes en Airbnb es un proceso sencillo si sigues estos pasos: (utiliza como referencia las capturas de pantalla, “screenshots” que te comparto, las mismas contienen una flecha roja que te ayuda a identificar las opiniones del menú a las que debes entrar en la plataforma de Airbnb).

Paso 1: Accede a la sección de Mensajes

• Inicia sesión en tu cuenta de Airbnb y ve a la sección "Mensajes" en el menú que se  encuentra en la parte superior de la página de inicio.

• Una vez dentro del área de mensajería, en el lado izquierdo verás un símbolo con tres líneas ,selecciona la opción Programación de Mensajes (Scheduled Messages) y la opción de Hosting.

Paso 2: Crea un Nuevo Mensaje Automatizado

• Haz clic en "Crear mensaje" (+New message) o "Añadir Plantilla".

  
  

• Selecciona el tipo de mensaje que deseas automatizar (por ejemplo, mensaje de confirmación, instrucciones de check-in, etc.). Esto lo haces en el área de "Scheduling" ver capturas de pantalla (screenshots)

  
  

• Escribe el contenido del mensaje, asegurándote de personalizarlo para que sea amigable y profesional. Airbnb permite utilizar campos dinámicos (insert shortcodes) como el nombre del huésped o las fechas de estancia para personalizar cada mensaje automáticamente, estos son los shortcodes del área donde se escribe el mensaje, en la flecha que se desliza a la derecha (Ver las capturas de pantalla, “screenshots”).

  
  

• En la sección "Template name" selecciona un nombre para identificar el mensaje y la propiedad a la que le pertenece, si tienes mas de una, de esa manera si tienes que editar algún mensaje lo encuentras facilmente.

Paso 3: Establece la Programación del Mensaje

• Define cuándo quieres que se envíe el mensaje: al confirmar la reserva, un día antes de la llegada, el día del check-out, etc.

• Ajusta la hora exacta si es necesario para asegurarte de que los mensajes se envíen en el momento adecuado. Todo esto lo puedes hacer utilizando las opciones que te da la plataforma de Airbnb.

Paso 4: Guarda y Activa el Mensaje

• Guarda el mensaje y verifica que esté activado.

• Realiza una prueba para asegurarte de que los mensajes se envíen correctamente en las situaciones programadas.

4. Consejos para Crear Mensajes Automatizados Efectivos

• Sé claro y conciso: Proporciona la información esencial sin extenderte demasiado.

  
  

• Mantén un tono amigable y profesional: Usa un lenguaje que refleje tu personalidad como anfitrión pero que siga siendo cordial.

  
  

• Personaliza cuando sea posible: Utiliza los campos dinámicos que ofrece Airbnb para incluir detalles personalizados en cada mensaje.

  
  

• Revisa la ortografía y gramática: Un mensaje bien escrito genera una buena impresión.

  
  

• Proporciona enlaces útiles: Si es relevante, incluye enlaces a recursos locales, guías o instrucciones en línea.

  
  

• Incluye imágenes o PDFs si es necesario: En algunas plataformas de mensajería automatizada, puedes incluir adjuntos con instrucciones detalladas o mapas.

Tip: Una herramienta muy efectiva que puedes utilizar para automatizar mensajes de manera más sencilla es ChatGPT. Si aún no lo has usado o no sabes cómo empezar, en mi artículo ¿Cómo usar ChatGPT en la gestión de tu propiedad? te explico cómo sacarle el máximo provecho a esta herramienta.

5. Automatización Responsable: No Todo Debe Ser Automático

Aunque la automatización es excelente para ahorrar tiempo, es importante mantener un toque humano. Aquí hay algunos consejos para equilibrar la automatización con la atención personalizada:

• Responde manualmente cuando hay una situación especial o una solicitud específica.

  
  

• Personaliza la comunicación en fechas especiales (cumpleaños, aniversarios, etc.) si tienes la información. En ocasiones los huéspedes nos dejan saber que estarán visitando por motivo de cumpleaños o alguna celebración importante, cuando eso ocurra, envía un mensaje manual para que puedas felicitarlos o decirles algo especial.

  
  

• Verifica siempre que los mensajes se envíen correctamente y que no haya errores en el contenido.

En Resumen

Automatizar los mensajes en Airbnb es una excelente estrategia para optimizar tu gestión como anfitrión, sin dejar de lado la calidad en la experiencia del huésped. Al implementar mensajes automatizados, podrás ahorrar tiempo, mantener una comunicación efectiva y enfocarte en lo que realmente importa: ofrecer una estancia memorable. Dedica un poco de tiempo a configurar estos mensajes, y verás cómo tu flujo de trabajo se vuelve más eficiente, dejando a tus huéspedes satisfechos y mejorando tus reseñas.

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Gracias por leerme. Déjame saber qué te pareció este artículo, también puedes escribirme si tienes alguna duda o recomendación de un tema de interés.

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Con Cariño,

Iris Andújar  

Super Host y Creadora de "Entre Anfitriones"

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